거래처 변경 처리는 출금 마감 시각이 기준입니다
기장료를 자동출금방식으로 받고 있다면 회원 등록 때 정한 금액과 약정일로 매달 출금이 신청됩니다. 그래서 거래처가 폐업하거나 계약을 끝내도 사무소가 따로 처리하지 않으면 다음 달에도 출금이 그대로 진행됩니다. 기준이 되는 시각은 출금일 전 영업일 17시입니다. 이 전에 금액 변경이나 출금 중지를 반영해야 그달 출금에 적용됩니다.
마감 이후에 접수한 건은 이미 출금 신청이 끝났을 수 있습니다. 이 경우 출금 후 환불로 처리해야 해서 거래처와 사무소 모두 번거로워지므로, 변경 요청을 받으면 가장 먼저 다음 출금일과 마감 시각을 확인하는 습관을 들이세요.
변경 유형별 처리표
세무사무소 거래처 변경 유형별 처리표
| 변경 유형 | 반영 시점 | 처리 내용 | 남길 기록 |
|---|---|---|---|
| 폐업 | 폐업 확인 즉시, 다음 출금 마감 전 | 마지막 청구 금액 확정 후 출금 중지, 남은 수수료는 수동출금 또는 별도 청구 | 폐업일, 마지막 출금일, 정산 내역 |
| 계약 해지(타 사무소 이전 등) | 해지 합의일 기준 다음 출금 마감 전 | 해지월 기장료 정산 방식 합의 후 출금 중지 | 해지 요청 일자·방법, 해지일 |
| 기장료 인상·인하 | 적용 월 출금 마감 전 | 회원 정보의 기본금액 수정, 신청 화면에서 변경 금액 확인 | 변경 합의 내용, 적용 시작 월 |
| 휴업·일시 중단 | 중단 월 출금 마감 전 | 중단 기간 동안 출금되지 않도록 처리, 재개 월을 달력에 표시 | 중단 기간, 재개 예정일 |
| 출금 계좌 변경 | 새 계좌 등록 완료 후 | 납부자 변경 절차에 따라 처리 | 변경 요청 일자, 변경 전후 계좌 정보 |
출금 계좌 변경은 납부자 동의와 연결되는 절차입니다. 거래처에 안내할 때는 납부자용 변경·해지 안내를 함께 보내세요.
폐업·해지 접수 후 처리 순서
- 일정 확인 다음 출금일과 그 전 영업일 17시 마감까지 남은 시간을 확인합니다.
- 마지막 청구 금액 확정 해지월 기장료를 전액 받을지 일할로 받을지 계약서 기준으로 정하고 거래처와 합의합니다.
- 미수 확인 이전 출금 실패로 남은 미수가 있는지 관리자 화면에서 확인합니다. 실패 건은 최대 6개월까지 미수로 관리되므로 해지 전에 정리 방법을 정합니다.
- 출금 중지 반영 마감 전에 출금 중지 또는 해지를 반영하고, 다음 출금 신청 화면에서 해당 거래처가 빠졌는지 확인합니다.
- 남은 금액 청구 마지막 금액이 평소와 다르면 수동출금으로 금액과 날짜를 지정해 신청합니다.
- 기록 보관 해지 요청 일자와 방법, 처리 결과를 남기고 자동이체 동의서는 별도 보관함으로 옮깁니다.
예시: 월 중간에 폐업한 거래처의 마지막 기장료
기장료 월 20만 원, 30일인 달의 15일에 폐업하고 계약서에 일할 정산 조항이 있는 경우입니다. 20만 원 ÷ 30일 × 15일 = 10만 원을 마지막 금액으로 정하고, 정기 출금을 중지한 뒤 10만 원을 수동출금으로 신청합니다. 금액과 일할 여부는 계산 예시이며 실제로는 계약서 조항을 따릅니다.
해지 후에도 자동이체 동의서는 5년 이상 보관합니다
자동이체 동의서 보관 책임은 이용기관인 사무소에 있습니다. 거래처가 해지했더라도 해지일로부터 5년 이상 보관하는 것이 권장됩니다. 서면 동의서는 원본을 보관하고, 간편서명 PDF나 ARS 녹취 파일은 관리자 화면에서 내려받아 사무소 PC와 별도 저장소에 이중으로 백업해 두세요.
출금과 관련한 민원이 생기면 동의 자료를 3영업일 이내에 제출해야 하고, 제출하지 못하면 출금 환불이나 CMS 이용 제한 조치가 있을 수 있습니다. 해지 거래처 폴더를 연도별로 나눠 두면 찾기 쉽습니다. 보관 방법은 동의서 보관 관리 글에서 더 자세히 다룹니다.
거래처 변경 접수 대장에 남길 항목
- 거래처명, 요청 일자, 요청 방법(전화·메일·방문)과 요청자
- 변경 유형과 적용 출금 월, 반영한 담당자와 반영 일시
- 마지막 출금 금액과 미수 정리 결과
- 동의서 보관 위치와 보관 시작일(해지일)
기장료 변경을 거래처에 안내할 때
기장료 인상은 적용 한 달 전에 금액과 적용 월을 알리고, 변경 첫 달에는 출금 결과를 확인해 이전 금액으로 나가지 않았는지 점검합니다. 같은 달 여러 거래처의 금액이 바뀌면 변경 목록을 만들어 두고 월말 정산 대사 때 맞춰 보세요. 대사 방법은 월말 정산·대사 글을 참고하세요.
자주 묻는 질문
출금 마감이 지난 뒤 해지 요청을 받았습니다.
이미 신청된 출금은 진행될 수 있습니다. 거래처에 상황을 알리고, 출금된 금액은 사무소에서 환불하는 방식으로 정리한 뒤 다음 달부터 출금되지 않도록 반영하세요.
폐업한 거래처의 동의서도 계속 보관해야 하나요?
네. 동의서 보관 책임은 사무소에 있으며 해지일로부터 5년 이상 보관이 권장됩니다. 민원이 생기면 3영업일 이내에 제출해야 합니다.
기장료를 올렸는데 예전 금액으로 출금됐습니다.
출금 마감 전에 기본금액 수정이 반영됐는지 확인하세요. 차액은 거래처에 안내한 뒤 수동출금으로 추가 신청할 수 있습니다.