학원·교습소 수강료, 효성CMS로 매달 받고 결석·환불 달만 따로 처리하기

학원과 교습소의 수강료는 대부분 매달 같은 금액이지만, 교재비가 붙는 달, 결석이나 휴원으로 차감하는 달, 중간에 그만두는 원생의 환불이 섞이면서 원장님이 매달 손으로 고치는 일이 생깁니다. 이 글은 효성CMS를 개통한 학원·교습소가 신학기 전에 납부자를 등록하고, 매달 금액이 바뀌는 원생만 수동출금으로 따로 처리하는 운영 순서를 정리한 것입니다.

학원 수강료, 자동출금과 수동출금 중 어느 방식으로 받을까

효성CMS 출금 방식은 두 가지입니다. 자동출금방식은 납부자 등록 때 정한 기본금액과 약정일로 프로그램이 매달 출금을 자동 신청하고, 수동출금방식은 학원이 그달 금액과 날짜를 직접 지정해 신청합니다. 학원에서는 원생을 다음처럼 나눠 두면 관리가 편합니다.

• 자동출금 대상: 반과 수업 횟수가 고정되어 매달 수강료가 같은 원생
• 수동출금 대상: 교재비·특강비가 자주 붙는 원생, 결석 차감이나 환불 정산이 있는 달의 원생, 형제 할인 등으로 금액이 자주 바뀌는 원생

자동출금 대상이라도 특정 달만 금액이 바뀌면 그달 출금 신청 화면에서 표시된 기본금액을 수정해 신청할 수 있습니다. 납부자 동의를 받는 방법(서면·비대면 간편동의·ARS)은 paycms의 자동이체 동의 방법에서 안내하고, 이 글은 등록 이후 운영만 다룹니다.

신학기 개강 전 납부자 등록 순서와 첫 출금일 역산

출금은 납부자 등록이 완료된 원생만 신청할 수 있습니다. 새 학기 첫 수강료를 자동이체로 받으려면 개강 전 상담·등록 기간에 동의를 함께 받아 두어야 합니다. 첫 출금일을 정해 두고 거꾸로 일정을 잡으세요.

1. 첫 출금일 정하기 학원 수강료 납부일(예: 매월 10일)을 약정일로 정하고, 신학기 첫 달 출금일을 달력에 표시합니다.
2. 동의와 등록 등록 상담 때 자동이체 동의를 받고 관리자 화면에 납부자를 등록합니다. 원생 이름과 납부자(보호자) 이름이 다르면 메모에 원생 이름과 반을 함께 적어 둡니다.
3. 방식 나누기 고정 금액 원생은 자동출금, 금액이 바뀌는 원생은 수동출금으로 구분합니다.
4. 등록 완료 확인 첫 출금 신청 전에 모든 원생의 등록 상태가 완료인지 확인합니다. 미완료 원생은 첫 달만 다른 방법으로 받을지 미리 정합니다.
5. 첫 출금 신청 출금일 전 영업일 오후 5시까지 신청합니다. 이 시각을 넘기면 가장 빠른 출금일은 신청일로부터 영업일 기준 2일 뒤입니다.

매달 수강료 확정부터 출금 신청까지 월간 운영 일정표

약정일을 매월 10일로 둔 학원의 예입니다. 10일이 주말이나 공휴일이면 마감도 그 전 영업일로 당겨지니, 달마다 달력으로 한 번 확인하세요.

수강료 약정일 10일 기준 월간 일정표(예시)

계좌 자동이체 정산은 출금일로부터 영업일 기준 2~4일 안에 학원 계좌로 들어옵니다. 계약 조건에 따라 다르니 관리자 화면의 정산 내역으로 실제 입금일을 확인하고, 장부와 맞춰 보는 방법은 월말 정산·대사를 참고하세요.

결석·휴원·환불로 금액이 바뀐 달의 수동출금 처리

금액이 바뀌는 사유는 학원마다 다르지만 처리 순서는 같습니다. 사유와 금액을 먼저 확정하고, 출금 신청 마감 전에 그달 금액을 수정해 신청합니다.

• 교재비·특강비 추가: 수강료에 더한 금액으로 수동출금을 신청합니다.
• 결석·휴원 차감: 학원 규정에 따라 차감 금액을 정하고, 다음 달 수강료에서 뺀 금액으로 신청합니다.
• 중도 퇴원 환불: 반환 금액은 학원 규정과 관련 기준에 따라 정하고, 이미 출금된 달의 금액을 돌려주는 방법도 미리 정해 보호자에게 안내합니다.

수강료 금액 변경·출금 안내 문자 서식

[#{학원명}] #{원생이름} 학생 #{월}월 수강료 안내드립니다.
출금 예정일: #{출금일}
출금 금액: #{금액}원 (#{변경사유})
출금 전날까지 계좌 잔액을 확인해 주세요.
문의: #{연락처}

출금이 실패한 보호자에게 보낼 문구와 재출금 순서는 출금 실패·재출금·미수 관리에 정리되어 있습니다. 재출금은 재출금 예정일 전 영업일 17시까지 신청할 수 있고, 실패 건은 최대 6개월까지 미수로 관리됩니다. 문자 발송은 별도 신청하는 부가기능입니다.

퇴원·반 변경 처리와 월말 수강료 점검 체크리스트

퇴원 원생은 다음 출금 신청 마감 전에 출금 대상에서 빼야 합니다. 반을 옮겨 수강료가 바뀌면 자동출금 기본금액을 새 금액으로 고쳐 두면 다음 달부터 따로 손댈 일이 없습니다. 퇴원한 원생의 자동이체 동의서는 해지일로부터 5년 이상 보관하는 것이 권장되며, 보관 방법은 동의서 보관 관리를 참고하세요.

• 다음 달 약정일과 출금 신청 마감일을 달력에 적었다
• 교재비·차감·환불로 금액이 바뀌는 원생 목록을 만들었다
• 퇴원 원생을 다음 출금 대상에서 뺐다
• 반 변경 원생의 기본금액을 새 금액으로 고쳤다
• 이번 달 출금 실패 원생의 재출금 날짜를 정했다
• 정산 입금액과 수강료 장부를 대조했다