협회·단체 회비, 효성CMS로 1월 연회비와 월회비를 함께 받고 탈퇴·미납 정리하기

협회·단체 사무국은 회원마다 회비 내는 방식이 다른 경우가 많습니다. 매달 월회비를 내는 회원과 1년 치를 연초에 한 번에 내는 회원이 섞여 있고, 연중에 가입·탈퇴가 생기며, 몇 달째 회비가 빠지지 않는 회원도 정리해야 합니다. 이 글은 효성CMS를 개통한 협회·단체가 월회비와 연회비를 함께 받고, 탈퇴와 미납을 정리하는 운영 순서를 담았습니다.

협회 회비, 월회비는 자동출금·연회비는 수동출금으로 나누기

효성CMS 출금 방식은 두 가지입니다. 자동출금방식은 납부자 등록 때 정한 기본금액과 약정일로 프로그램이 매달 출금을 자동 신청하고, 수동출금방식은 사무국이 금액과 날짜를 직접 지정해 신청합니다. 매달 같은 금액인 월회비는 자동출금, 1년에 한 번 받는 연회비는 수동출금이 맞습니다.

회비 종류별 출금 방식(예시)

관리자 화면의 회원 메모에 '월회비' 또는 '연회비'를 적어 두면 연초에 대상자를 고를 때 편합니다. 회원에게 동의를 받는 방법(서면·비대면 간편동의·ARS)은 paycms의 자동이체 동의 방법에서 안내하고, 이 글은 등록 이후의 운영만 다룹니다.

1월 연회비 일괄 출금 준비 순서와 마감 역산

연회비는 1년에 한 번이라 일정이 밀리면 회원 수만큼 문의가 몰립니다. 출금일을 먼저 정하고 거꾸로 준비하세요. 1월 1일은 신정 휴일이므로 연초 첫 영업일 직후보다 회원 명단을 정리할 시간이 있는 1월 중하순으로 잡는 편이 여유롭습니다.

1. 회원 명단·납부 방식 확정 12월 말 기준 회원 명단에서 연회비 납부 회원을 고르고, 납부자 등록이 완료되었는지 확인합니다. 출금은 등록이 완료된 회원만 신청할 수 있습니다.
2. 회원별 연회비 금액 확정 회원 등급이나 이사회 결정으로 금액이 다르면 회원별 금액표를 만듭니다.
3. 금액·출금일 안내 문자 출금 일주일쯤 전에 금액과 출금일을 알려 잔액을 준비하게 합니다.
4. 출금 신청 출금일 전 영업일 오후 5시까지 수동출금으로 금액과 날짜를 지정해 신청합니다. 마감을 넘기면 가장 빠른 출금일은 신청일로부터 영업일 기준 2일 뒤입니다.
5. 결과 확인 출금일 다음 영업일에 관리자 화면에서 결과를 보고, 실패 회원에게 안내와 재출금 날짜를 정합니다.

월회비 운영 일정과 연회비가 겹치는 달 점검

월회비 회원은 자동출금이라 매달 손댈 일이 적지만, 1월에는 연회비 신청과 겹치므로 같은 회원에게 두 번 청구하지 않도록 대상자를 한 번 더 대조하세요. 월회비 약정일이 25일이라면 연회비도 같은 날로 맞추면 결과 확인을 한 번에 끝낼 수 있습니다. 연말·연초 휴일이 낀 달의 마감 조정은 연말연시 출금 일정을 참고하세요.

회원 탈퇴·자격 정지 때 출금 중지와 동의서 보관

탈퇴 신청을 받으면 다음 출금 신청 마감 전에 출금 대상에서 빼야 합니다. 마감 뒤에 들어온 탈퇴는 그달 출금이 신청한 대로 진행되므로, 회원에게 그 사실과 반환 방법을 단체 규정에 따라 안내합니다. 연회비를 이미 낸 회원의 중도 탈퇴 때 반환 여부와 금액도 정관이나 회칙에 정한 기준을 따릅니다.

탈퇴 회원의 자동이체 동의서는 해지일로부터 5년 이상 보관이 권장됩니다. 동의서 보관 책임은 이용기관(단체)에 있고, 민원이 생기면 3영업일 이내에 제출해야 합니다. 보관 방법은 동의서 보관 관리에 정리되어 있습니다.

회비 미납 회원 재출금과 미수 정리 순서

잔액 부족 등으로 출금이 실패한 회원은 관리자 화면에서 확인하고 재출금을 신청할 수 있습니다. 재출금은 재출금 예정일 전 영업일 17시까지 신청하고, 실패 건은 최대 6개월까지 미수로 관리됩니다. 미수가 쌓인 회원은 다음처럼 정리합니다.

• 1차: 실패 다음 날 안내 문자와 재출금 날짜 안내
• 2차: 재출금도 실패하면 사무국이 전화로 계좌 상태와 납부 의사 확인
• 정리: 미수 기간이 길어지면 단체 회칙에 따라 자격 정지·탈퇴 처리 여부를 결정하고 출금 대상에서 제외

재출금 순서와 문구는 출금 실패·재출금·미수 관리를 함께 보세요.

회비 안내 문자 서식과 연초 점검 체크리스트

[#{단체명}] #{회원이름} 회원님, #{연도}년 연회비 출금을 안내드립니다.
출금 예정일: #{출금일}
출금 금액: #{금액}원
출금 전날까지 계좌 잔액을 확인해 주세요.
문의: #{사무국연락처}

문자 발송은 별도로 신청하는 부가기능입니다.

• 연회비 출금일과 출금 신청 마감일을 달력에 적었다
• 연회비 회원 명단과 회원별 금액을 확정했다
• 연회비 회원이 월회비 자동출금 대상에 함께 들어 있지 않은지 대조했다
• 탈퇴 회원을 다음 출금 대상에서 뺐다
• 지난해 미수 회원의 정리 방침을 정했다
• 정산 입금액과 회비 장부를 대조했다